KI-Leitlinien für 5th Floor

1. Einleitung

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in unserem Hotel dient der Verbesserung des Gästeerlebnisses, der Effizienzsteigerung interner Abläufe und der Optimierung von Serviceleistungen. Diese Leitlinien definieren den ethischen und rechtlichen Rahmen für den KI-Einsatz, um Transparenz, Datenschutz und Verantwortung sicherzustellen.

Anwendungsbereich

Diese Leitlinien gelten für alle Abteilungen unseres Hotels, in denen KI-Systeme eingesetzt werden, darunter Rezeption, Reservierung, Kundenservice, Housekeeping und Marketing. Alle Mitarbeitenden sind zur Einhaltung dieser Richtlinien verpflichtet.

2. Gesetzliche Grundlagen

Personenbezogene Daten

KI-Systeme in unserem Hotel können personenbezogene Daten wie Namen, Kontaktinformationen, Präferenzen oder Buchungshistorien verarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt strikt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen geltenden Datenschutzgesetzen.

Einwilligung

Gäste und Mitarbeitende werden vor der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten über den KI-Einsatz informiert. Die Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden.

Transparenz

Wir informieren unsere Gäste und Mitarbeitenden klar und verständlich darüber, wo und wie KI-Systeme eingesetzt werden, insbesondere wenn deren Daten automatisiert verarbeitet oder analysiert werden.

Datensicherheit

Um die Sicherheit der von KI-Systemen verarbeiteten Daten zu gewährleisten, setzen wir technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmässige Sicherheitsprüfungen.

Automatisierte Entscheidungen

KI-Systeme dürfen keine automatisierten Entscheidungen treffen, die erhebliche rechtliche oder persönliche Auswirkungen auf Gäste oder Mitarbeitende haben, ohne dass eine menschliche Überprüfung möglich ist.

3. Ethische Leitlinien

Verantwortung und menschliche Kontrolle

Der Einsatz von KI in unserem Hotel erfolgt stets unter menschlicher Aufsicht. Mitarbeitende sind geschult, um KI-Entscheidungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.

Fairness und Nicht-Diskriminierung

Unsere KI-Systeme werden regelmässig auf Verzerrungen (Bias) überprüft, um sicherzustellen, dass keine Diskriminierung nach Geschlecht, Herkunft oder anderen personenbezogenen Merkmalen erfolgt.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

KI-gestützte Prozesse und Entscheidungen sollen nachvollziehbar sein. Erklärungen zum KI-Einsatz sind für Gäste und Mitarbeitende zugänglich.

Schutz der Privatsphäre

Wir minimieren die Datenerhebung auf das notwendige Mass und anonymisieren oder pseudonymisieren Daten, wann immer möglich.

Nachhaltigkeit

KI wird gezielt eingesetzt, um Energieverbrauch zu senken, Ressourcen effizient zu nutzen und nachhaltige Betriebsabläufe zu fördern (z. B. optimierte Heizungssteuerung, bedarfsgerechte Zimmerreinigung).

4. Interne Prozesse und Verantwortlichkeiten

Schulung und Bewusstseinsbildung

Alle Mitarbeitenden werden regelmässig geschult, um die rechtlichen, ethischen und technischen Aspekte des KI-Einsatzes zu verstehen. Schulungen finden mindestens einmal jährlich statt.

Kontrollmechanismen

Die Einhaltung der KI-Leitlinien wird durch interne Audits überprüft. Verstösse gegen die Richtlinien werden untersucht und bei Bedarf behoben.

Verantwortliche Stellen

Die Datenschutzabteilung ist verantwortlich für die Umsetzung und Einhaltung der KI-Richtlinien. Die Verantwortung wird dokumentiert und regelmässig evaluiert.

5. Dokumentation und Berichtspflicht

Dokumentation von KI-Anwendungen

Ein Verzeichnis aller eingesetzten KI-Systeme wird geführt und regelmässig aktualisiert. Dieses enthält Informationen zur Funktionsweise, den verarbeiteten Daten und den getroffenen Entscheidungen.

Berichtspflicht

Jährlich wird ein Bericht über den KI-Einsatz erstellt, der Aspekte wie Datenschutz, Fairness und Transparenz beleuchtet. Dieser Bericht wird den zuständigen Stellen und auf Wunsch den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt.

6. Überprüfung und Aktualisierung

Regelmässige Überprüfung

Die KI-Richtlinien werden mindestens einmal pro Jahr überprüft und an neue technologische sowie gesetzliche Entwicklungen angepasst.

Feedback-Mechanismus

Gäste und Mitarbeitende können Feedback zu KI-Anwendungen über digitale oder analoge Kanäle abgeben. Dieses Feedback wird in die Weiterentwicklung der KI-Richtlinien einbezogen.

7. Schlussbestimmungen

Gültigkeit und Inkrafttreten

Diese KI-Leitlinien treten mit sofortiger Wirkung in Kraft. Die Einhaltung der Vorgaben wird durch die Datenschutzabteilung regelmässig überwacht.