Lignes directrices de IA pour Hôtel Jnterlaken
1. Introduction
L’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) dans notre hôtel a pour but d’améliorer l’expérience des clients, d’augmenter l’efficacité des processus internes et d’optimiser les prestations de service. Ces lignes directrices définissent le cadre éthique et juridique de l’utilisation de l’IA afin de garantir la transparence, la protection des données et la responsabilité.
Champ d’application
Ces lignes directrices s’appliquent à tous les départements de notre hôtel dans lesquels des systèmes d’IA sont utilisés, notamment la réception, les réservations, le service clientèle, le housekeeping et le marketing. Tous les collaborateurs sont tenus de respecter ces directives.
2. Bases légales
Données à caractère personnel
Les systèmes d’IA de notre hôtel peuvent traiter des données à caractère personnel telles que les noms, les coordonnées, les préférences ou les historiques de réservation. Ce traitement est strictement conforme au règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux autres lois applicables en matière de protection des données.
Consentement
Les hôtes et les collaborateurs sont informés de l’utilisation de l’IA avant le traitement de leurs données personnelles. Le consentement est volontaire et peut être révoqué à tout moment.
Transparence
Nous informons nos hôtes et nos collaborateurs de manière claire et compréhensible sur le lieu et la manière dont les systèmes d’IA sont utilisés, en particulier lorsque leurs données sont traitées ou analysées de manière automatisée.
Sécurité des données
Afin de garantir la sécurité des données traitées par les systèmes d’IA, nous utilisons des mesures de protection techniques et organisationnelles, notamment le cryptage, les contrôles d’accès et les contrôles de sécurité réguliers.
Décisions automatisées
Les systèmes d’IA ne doivent pas prendre de décisions automatisées ayant des conséquences juridiques ou personnelles importantes pour les hôtes ou les collaborateurs sans qu’un contrôle humain ne soit possible.
3. lignes directrices éthiques
Responsabilité et contrôle humain
L’utilisation de l’IA dans notre hôtel se fait toujours sous contrôle humain. Les collaborateurs sont formés pour contrôler les décisions d’IA et les corriger si nécessaire.
Équité et non-discrimination
Nos systèmes d’IA sont régulièrement contrôlés afin de détecter les biais et de s’assurer qu’il n’y a pas de discrimination fondée sur le sexe, l’origine ou d’autres caractéristiques personnelles.
Transparence et traçabilité
Les processus et décisions basés sur l’IA doivent être compréhensibles. Les explications concernant l’utilisation de l’IA sont accessibles aux hôtes et aux collaborateurs.
Protection de la sphère privée
Nous minimisons la collecte de données au strict nécessaire et rendons les données anonymes ou pseudonymes chaque fois que possible.
Durabilité
L’IA est utilisée de manière ciblée afin de réduire la consommation d’énergie, d’utiliser efficacement les ressources et de promouvoir des processus d’exploitation durables (p. ex. commande optimisée du chauffage, nettoyage des chambres en fonction des besoins).
4. Processus internes et responsabilités
Formation et sensibilisation
Tous les collaborateurs sont régulièrement formés afin de comprendre les aspects juridiques, éthiques et techniques de l’utilisation de l’IA. Les formations ont lieu au moins une fois par an.
Mécanismes de contrôle
Le respect des lignes directrices de l’IA est contrôlé par des audits internes. Les infractions aux directives font l’objet d’une enquête et sont corrigées si nécessaire.
Organes responsables
Le service de protection des données est responsable de la mise en œuvre et du respect des lignes directrices en matière d’IA. Cette responsabilité est documentée et régulièrement évaluée.
5. Documentation et obligation de rapport
Documentation des applications d’IA
Un registre de tous les systèmes d’IA utilisés est tenu et régulièrement mis à jour. Celui-ci contient des informations sur le fonctionnement, les données traitées et les décisions prises.
Obligation de rapport
Un rapport sur l’utilisation de l’IA est établi chaque année et met en lumière des aspects tels que la protection des données, l’équité et la transparence. Ce rapport est mis à la disposition des services compétents et, sur demande, des collaborateurs.
6. Révision et mise à jour
Révision régulière
Les directives relatives à l’IA sont réexaminées au moins une fois par an et adaptées aux nouveaux développements technologiques et légaux.
Mécanisme de feedback
Les hôtes et les collaborateurs peuvent donner leur avis sur les applications d’IA via des canaux numériques ou analogiques. Ce feedback est pris en compte dans le développement des directives IA.
7. Dispositions finales
Validité et entrée en vigueur
Les présentes lignes directrices en matière d’IA entrent en vigueur avec effet immédiat. Le respect des directives est régulièrement contrôlé par le service de protection des données.